Controles básicos y esenciales para cualquier negocio.

Hace unos dias recibi un email de uno de los lectores de este humilde blog. Juan Miguel Martinez me escribio solicitando unas sugerencias acerca de como controlar el trabajo en un taller pequeno.

Los controles administrativos y la contabilidad de un negocio.

Una cosa es la contabilidad financiera dentro de la compañia, y otra cosa no menos importantes son los controles administrativos. La contabilidad administrativa tiene su principal implicación en el cálculo de los impuestos y tasas que se pagan al gobierno, mientras que los controles administrativos vienen siendo documentos o sistemas paralelos cuya finalidad son el establecimiento del orden dentro del negocio.

 Los controles administrativos son ad hoc, mientras que los controles contables son de carácter legal y obligatorios.

Esto implica que los controles administrativos se basan en la naturaleza del negocio, y los controles de la contabilidad deben ser llevados y cuidados por ley.

Principales controles administrativos de una empresa o negocio.

En general, para establecer controles administrativos debemos apoyarnos en las normas de auditoría y sus principios para poder establecer controles claros y trazables en cualquier negocio. Los controles administrativos del negocio deben ser siempre enfocados en el control del efectivo y de los materiales. (se habla de materiales cuando manufacturamos algo, y diferente fuera en el caso de los servicios que no manejamos inventarios). [caption id="attachment_608" align="aligncenter" width="298"] Controles administrativos[/caption]

•  Control de Caja

El efectivo es una o sino mas bien, lo principal que se debe controlar en un negocio. El efectivo es la sangre del negocio y debe controlarse diario. Un control de caja es el que nos dará la idea exacta de qué hemos hecho con el dinero, o que ha pasado con él.

Un control de caja sencillo es aquel que tiene la siguiente estructura.

• Saldo Inicial
• Detalle de los gastos
• Detalle de los ingresos
• Saldo final.

• Controles de Procesos

Dado que estamos hablando de un  negocio que se dedica a la manufactura, es necesario establecer controles de procesos que nos darán la idea de lo que llamamos indicadores de eficiencia lo cual rige el manejo de un negocio sin importar su tamaño. Todas las empresas manufactureras tienen sus propios indicadores de eficiencia que se relacionan directamente con sus propios procesos. 

Por ejemplo, para una muebleria, es necesario definir estilos de cada mueble y establecer el consumo de materiales y mano de obra por cada estilo. Posteriormente estas anotaciones deben ir relacionadas directamente con las requisiciones de materiales. De esta manera los controles administrativos se deben ir estableciendo para que crucen información y sean útiles.

• Controles de Entrada y Salida

Siempre debemos establecer nuestro libro de compras, en el que registramos las materias primas que adquirimos asi como insumos diversos que están siendo usados en la producción del taller o negocio (materiales). Este libro de compras siempre es consultado por los entes gubernamentales que controlan los impuestos y de por sí, dentro de la contabilidad formal siempre existe un libro de compras pero para efectos prácticos deseamos conocer las compras de materiales e insumos que vamos a transformar en productos.

Regularmente establecemos nuestra facturación legal como el control a la salida del ciclo del negocio, y posteriormente este debe ir relacionado dentro del control de caja. Igualmente debemos determinar que siempre es necesario que llevemos cuenta de todos los materiales en un control o sistema de inventarios de materiales.

Gracias.